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SYSTÈME E-KAIDI : Gestion des démarches administratives et délivrance de documents sécurisés

Le produit E-KAIDI est composé de 5 modules à la fois indépendants et complémentaires dans le but d’une gestion intégrée et optimisée.

Gestion des documents d'état Civil

S’adressant aux municipalités et représentations consulaires, le module “Gestion documents d’état civil” permet à la fois de dématérialiser les processus de demandes des citoyens, mais aussi et surtout donner un outil complet et sécurisé de traitement et de délivrance par l’administration de documents d’état civil. Ceci en:

Prenant toutes les précautions nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité des traitements et des données.
Identifiant clairement les expéditeurs et destinataires.
Rendant impossible toute corruption ou modification des informations. Les seules personnes en mesure de modifier les informations soumises restant les expéditeurs (soumissionnaires) eux mêmes.
Traçant dans le système toutes les interventions de traitement ou de modification avec horodatage.

Chaque traitement a pour finalité la constitution, la tenue, la consultation, la vérification et la conservation des registres de l’état civil, l’établissement des actes de l’état civil, l’édition d’extraits ou de copies intégrales des actes de l’état civil, l’édition des tables des registres de l’état civil et la transmission d’informations à certaines administrations. Les registres de l’état civil et l’ensemble des autres documents d’état civil délivrés sont conservés pendant au moins 100 ans à compter de leur clôture. Liste des documents concernés:

Gestion des documents de voyage

A travers le module “Gestion documents de voyage”, nous offrons aux municipalités, ambassades et consulats un système de délivrance de :

Nous offrons à nos partenaires un système complet allant de la mise à disposition de la solution numérique à la conception des documents délivrés.
Nous avons conçu ainsi avec la République de Guinée, le tout nouveau visa du pays.

Passeport :

Y est géré l’ensemble des étapes de la création d’un passeport biométrique, depuis la demande en mairie (ou consulat) jusqu’au demandeur.

Pour obtenir un passeport, la première étape indispensable est de se rendre en mairie pour prendre quelques photos sans sourire, remplir des documents et enregistrer ses empreintes digitales. En quelques minutes, la demande de fabrication est envoyée. Le Groupe Imprimerie Nationale gère ensuite la totalité du processus de production.

La demande de passeport biométrique débute par le renseignement depuis son espace citoyen du formulaire mis à disposition. Ensuite, le demandeur soumet les pièces justificatives exigées et prend rendez-vous via l’agenda disponible sur son espace; avant de se rendre en mairie ou au consulat le jour de son rendez-vous pour enregistrement de ses empreintes digitales.

En quelques minutes, la demande de fabrication est envoyée au service en charge et le passeport est édité selon le délais en vigueur.

Visa (et Carte de résidence pour les étrangers) :

Un formulaire Cerfa est mis à disposition depuis le portail de l’ambassade pour les étrangers demandeurs de visa. Le système de demande permettra de soumettre en même temps que sa demande, l’ensemble des justificatifs nécessaires. Le demandeur est ensuite invité à se rendre à l’ambassade à la date de son rendez-vous avec les originaux demandés pour la réception (ou non en cas de refus) de son visa.

Une fois dans le pays de destination, le demandeur pourra en cas de besoin faire une demande de prolongement de son séjour à travers le module “Gestion de documents de voyage” également.

Par ailleurs, pour une meilleure gestion des entrées-sorties sur son territoire, ce module est complété par un système de délivrance de carte de résidence une fois sur le territoire nationale du pays concerné; offrant ainsi aux autorités locales une solution complète et intégrée.

Titre de voyage Spécialement destiné au consulats, il permet à ce dernier, en cas d’impossibilité de délivrer un passeport ou pour des diverses raisons valables, de délivrer à titre exceptionnel, un titre de voyage d’une durée limitée dans le temps; document permettant à la différence du passeport de faire qu’un aller-retour.

Gestion des documents d’identité

A travers ce module, nous mettons à la disposition de l’administration public et ses représentations consulaires, une solution de gestion bout en bout des demandes de pièces d’identités de leurs concitoyens.

Les demandes sont faites depuis l’espace personnel en fournissant l’ensemble des pièces justificatives demandées.

Nous éditons pour chaque carte (nationale d’identité, consulaire), différents types et niveaux de sécurités suivants vos besoins:

Il s’agit de cartes au format carte bancaire intégrant suivant le type, des puces électroniques, des données biométriques pouvant ainsi servir de signatures électroniques auprès des différentes administrations et parties intéressées. Chaque carte délivré par e-KAIDI est faite pour répondent aux plus hauts standards du marché en terme de sécurité mais aussi en terme de résistance grâce aux matériaux utilisés pour.

Gestion de file d'attente dans les administrations

Solution complètement permettant de gérer les files d’attente dans les administrations ainsi que toute organisation ou société amené à gérer des flux importants de personnes. Elle permet à la fois d’améliorer les services rendus aux citoyens en évaluant mieux leurs temps d’attente, les heures de pic et les heures creuses et, d’optimiser la gestion du personnel. Le module “Gestion file d’attente” permet également de diffuser des messages et publicités sur des écrans installés dans les salles d’attentes mais aussi sur les smartphones des clients. Avantages :

Solution dématérialisée
Disparition du papier dans les salles d’attentes
Attribution automatique d'un numéro dans la file d'attente au client/citoyen
Évaluation temps d’attente, heures de pic et les heures creuses
Optimisation de la gestion des charges du personnel
Amélioration services rendus aux citoyens
Diffusion de messages et publicités sur les écrans installés et smartphones

Gestion des agendas des administrations

Agenda interactif de prise de rendez-vous entre les citoyens/clients et l’administration/organisation, il fournit un outil interactif à l’organisation utilisatrice permettant aux clients du service de prendre des rendez-vous suivant les disponibilités du service concerné.

Quelques fonctionnalités :

Création et paramétrage d'un agenda par service
Consultation et prise de rendez-vous par les citoyens/clients
Ajout, suppression, annulation, report de rendez-vous
Actualisation agenda en temps réel
Envoi notifications de rappel aux différentes parties concernées